通知写给别人看，要让别人知道怎样参加
班里要整理图书角，有人写下一句“明天大家来帮忙”。这句话表达了愿望，却留下很多问题：大家指全班还是值日组，什么时候来，去哪里集合，需要做什么？写通知的难点，往往不是不会写字，而是写的人已经知道安排，便以为读的人也都知道。
福建医科大学公开的应用文资料介绍了通知的常见组成，包括标题、被通知对象、具体内容以及发布者和日期。本文把基本结构用于原创的班级写作练习，不把学校活动通知等同于正式行政公文，也不要求学生模仿公章或冒用真实组织名义发布消息。
练习的第一步可以是换位思考：如果自己刚从外面回来，只看见这张纸，能否知道下一步怎么做？读者不应靠猜测填补关键安排。先把信息准备完整，再考虑语言怎样简洁，会比一开始追求字数最少更有效。短不是目标，清楚才是通知需要完成的任务。
明确对象，避免把一部分人的任务写成全班要求
假设图书整理只由第三小组完成，开头就应说明是第三小组的同学，而不是笼统写同学们。如果确实面向全班，再使用全班同学也不迟。对象影响每个人怎样理解任务，不能把它当成可有可无的礼貌称呼，写完正文后随便加上。
还要区分必须参加与自愿参加。假设活动原安排是请有兴趣的同学报名，通知就不应擅自改为所有人都要到场。这不是换一种语气，而是改变了参与条件。练习材料没有交代的条件，应先标成待确认，不能为了让通知完整就自行作出决定。
对于需要家长协助的事情，也要说清信息究竟传给谁。学生带回家转告，并不意味着家长和学生承担完全相同的任务。写作练习可以分别列出学生要准备什么、家长是否需要了解某项安排，避免一个大家同时指向多个不同群体。
时间写到足以执行，别让明天离开原来的语境
明天、下周、放学后在面对面交流中可能容易理解，写到纸上却依赖发布时刻。若通知被晚一天看到，明天就可能产生误会。可以改用明确日期与时段，必要时说明具体钟点。不是所有通知都需要冗长时间串，而是要让接收者不用重新猜发布者指哪一天。
把集合时间与活动开始时间区分开，也有助于执行。假设两点集合、两点十分开始，就应分别说明，不把两点十分写成大家到达的时间。若材料只给出一个时间，不要自行添加提前十分钟等要求；先向负责安排的人确认，再写入正式内容。
落款日期是通知发出的日期，不一定等于活动日期。练习时可以用两种颜色标出它们，检查有没有误把发布时间写进活动安排。若同时写星期，还应核对日期与星期是否一致。对照日历的目的，是验证已有信息，而不是替尚未决定的活动随便选择时间。
地点要能找到，事情要能做出来
“在老地方集合”对经常参加的人也许足够，对第一次参加的人却可能无效。可以使用明确的教室、楼层或校内指定位置，范围既不宜过大，也不必堆无关路线。写作时想象一位不了解旧约定的同学，会更容易发现自己省略了哪些关键内容。
事项也应具体。整理图书可以包括分类、检查封面和摆放，但通知不必写成完整工作手册。可以先说明本次要完成什么，再列必要准备。若要求带物品，写清名称与数量；若不需要自带材料，也可以根据真实安排说明，避免同学各自猜测后带来不适合的东西。
不要为了显得周到，擅自加入费用、工具或安全责任。班级活动的实际安排应由负责人员确认，写通知的人负责准确表达。特别是需要特殊器材的活动，不能凭一个作文范例就组织实际操作。本文所有例子都用于纸上练习，真实通知还需核实后再发出。
把一张信息卡整理成正文
设想一份明确标为虚构练习的信息卡：对象是三年级一班第三小组，活动为整理图书角，时间是示例日期三月十二日下午两点，地点为本班教室，需自带铅笔，不需其他材料，发布者为示例班级图书管理组，发布日期为三月十日。示例没有指定年份和星期，也不是现实活动公告。
依据这张卡，正文可以写成：“请三年级一班第三小组同学于三月十二日下午两点到本班教室整理图书角。请自带一支铅笔，其他材料无需自备。”这段话没有加入激动人心的形容词，却把参与和准备所需的信息放在了一起。标题与落款再按练习要求分别安排。
如果任务要求用较完整的标题，可以写关于整理图书角的通知；若课堂要求标题只写通知，也可遵照要求。格式有基本作用，不意味着所有场景必须使用同样长度。应先确保对象和正文说得清，再检查标题是否准确概括事情，不要用热闹口号代替通知身份。
发现漏项，补信息比增加客套话更重要
看一个有意写得不完整的草稿：“各位同学，为了让教室更加美丽，请大家准时参加整理活动。”它有目的和礼貌，却缺少具体时间、地点与活动安排。修改时不应再加一句希望大家积极响应，而应回到信息卡，补上读者实际行动需要的内容。
另一类问题是同一事项出现两个版本，例如正文写在教室集合，后面又写在图书室集合。不能让读者自己选择，也不能用以现场为准掩盖本来可以确认的错误。应查明正确地点，再统一文字。如果确实存在先集合再转场的安排，就把两个步骤按真实顺序写清。
已发布后才发现关键信息需要修改，应通过原来通知对象能够收到的渠道说明更正，标明改了什么。学习练习可以比较旧稿和新稿，练习识别版本差别；真实活动中则由有权确认安排的人处理。不要悄悄改动一处文字，却假定所有看过旧稿的人都会自动知道。
让另一位读者复述，检查通知是否完成任务
完成初稿后，请同伴只依据通知回答：谁参加、什么时候、在哪里、做什么、需要准备什么。若有一项回答不出来，就检查是不是信息没有给出，或给得太含糊。这个办法比只问你觉得写得好吗更具体，也能让写作者发现自己依赖了多少没有写出来的背景。
然后再检查署名、日期和标点。通知者的名称要与练习设定一致，不能为了显得正式冒用学校名义；日期应表示发出时间；一段正文若过长，可以按事项分开。整理形式的目的是方便阅读，不是让每一张班级通知都看起来像一份复杂文件。
写通知学到的是一种面向读者的表达：把自己知道的安排，转换成别人可以据以行动的信息。少一点只有发布者才懂的简称，多一点必要的时间、地点与对象说明，文字就会更有用。等这些内容都准确了，再删去重复和空泛的话，才能得到真正简明的通知。